Formazione aziendale per un’organizzazione aziendale efficiente 

Le piccole e medie aziende hanno spesso personale impiegatizio ridotto in ufficio, coinvolto in più aree aziendali dall’amministrazione, al commerciale, al tecnico, ai preventivi, all’ufficio acquisti, alla contabilità di magazzino ecc…  a volte in supporto ad altri colleghi a rotazione. La formazione aziendale è importante per un’organizzazione aziendale efficiente in un’ottica di risparmio di tempi e costi.

Formazione aziendale per sviluppare le competenze

Gli imprenditori tendono a non assumere personale impiegatizio, anche se a volte è necessario per il notevole carico burocratico e di documenti aziendali.

Le risorse impiegatizie sono sempre considerate un costo improduttivo per gli imprenditori.

Gli impiegati non producono, ahimè girano carte; ne bastano davvero pochi, secondo molti capi d’azienda!

Quando ci sono problemi, errori, poi diventano improvvisamente necessari.

Ci sono situazioni in cui il personale svolge funzioni diverse, per le quali a volte manca la formazione di tecnica e di base.

Non c’è tempo per la formazione aziendale per sviluppare le proprie competente, non c’è tempo di fare formazione per migliorare l’organizzazione aziendale e i processi di lavoro, a volte manca anche la voglia e l’interesse dei lavoratori ad imparare, quindi non è sempre tutta colpa dell’imprenditore, questo accade soprattutto nelle piccole e medie realtà d’impresa.

Le persone che si interessano di fare formazione in autonomia sono davvero perle rare, in passato quand’ero dipendente ho lavorato in aziende in cui la formazione non è mai stata molto considerata.

Tutto quello che ho imparato negli anni è  stato frutto di un certo impegno personale e curiosità rivolta all’innovazione e tanto lavoro da autodidatta.

Se comprendi che certe cose sono necessarie, per velocizzare e migliorare il tuo lavoro, fai formazione e studi senza l’aiuto di altri, lo fai per te!

Se si comprende l’utilità di qualche mezza giornata formativa pratica, ne beneficerebbero tutti quanti!

La formazione aziendale pratica, purtroppo nella realtà passa sempre in secondo piano.

Non si comprende quanto possa essere utile per ottimizzare i tempi di lavoro delle persone. Risparmio di tempo equivale ad una migliore qualità del lavoro.

Formazione aziendale del software gestionale è essenziale.

Le persone si trovano a lavorare con software gestionali costosi con molte potenzialità, ma non sfruttano appieno le prestazioni. non si cerca di conoscere oltre il minimo necessario. Perchè imparare a fare una certa cosa che non serve? 

Ti rispondo non è mai detto che non serva se non la sai usare, potrebbe esserti d’aiuto per fare certe cose, ma se non sai, non puoi capire che vantaggi può darti!

Fare formazione sull’utilizzo del gestionale, permetterebbe di conoscere alcuni aspetti che potrebbero risolvere molte richieste e problematiche, evitando a volte di ricorrere a consulenti esterni per ricavare dati, quando possono tranquillamente essere estrapolati da analisi interne dal gestionale.

Per esempio: conoscere meglio il gestionale ti permette di fare una maggiore analisi dei dati contabili e avere un maggiore controllo della parte finanziaria dell’azienda, del suo cash flow.

Purtroppo non c’è il tempo di conoscere tutto, a volte basterebbe davvero poco!

Si possono utilizzare i dati per statistiche di vendita e di acquisti, statistiche di magazzino, statistiche per agenti, dati per analisi di bilancio, possono consentire di sviluppare diverse elaborazioni a seconda delle proprie esigenze.

Per avere un’organizzazione aziendale efficiente bisogna conoscere gli strumenti di lavoro

Molti problemi aziendali di disorganizzazione sono dovuti alla mancanza della conoscenza dei programmi e degli strumenti di lavoro, nella gestione dei dati.

Non conoscere un gestionale  porta a fare cose manuali, ripetizioni di lavoro che potrebbero essere svolte con velocità e senza errore, tramite processi automatici di elaborazione generati dal gestionale interno.

Risultati veloci senza far perdere tempo alle persone, consultazione di dati storici in linea per la ricerca di informazioni su prezzi, su vendite clienti, acquisti fornitori, schede tecniche, dati contabili, anagrafiche.

Esempio: i movimenti degli articoli di magazzino potrebbero dare dei valori per capire cosa si vende maggiormente in un anno, dati per effettuare e integrare delle statistiche di magazzino, informazioni immediate corrette, se tutto è inserito e gestito con precisione.

La formazione aziendale per l’utilizzo di strumenti aziendali è un investimento

Imparare a fare certe cose con sistemi automatici attuali, sfruttare le potenzialità dei gestionali, permette di conoscere sistemi per avere delle risposte veloci in maniera precisa.

Se abbiamo una Ferrari non sfruttiamola come una 500, sarebbe sprecata, questo non significa andare a 130km/h in centro abitato, ma saperla sfruttare quando c’è la possibilità di farlo e la pista giusta per sfrecciare.

Ne abbiamo fatta di strada a livello di gestionali negli ultimi 20 anni.

Siamo passati dalla fattura in carta chimica stampata con la macchina da scrivere, in cui i dati erano poi inseriti manualmente nel programma ma non potevano essere utilizzati per analisi, al passo successivo: i programmi contabili e gestionali che consentivano di velocizzare inserimenti e caricamenti ripetitivi attraverso automatismi che consentivano poi di fare elaborazioni complesse.

Oggi possiamo contare su una vasta scelta di Software aziendali integrati direttamente in azienda o forniti esternamente tramite portali e cloud, ormai fanno praticamente l’impossibile.

Il problema è la cultura aziendale, che non c’è ancora al 100%,  da parte di imprenditori ma anche degli stessi dipendenti, le persone sono ferme a 10 anni fa, non sanno sfruttare le potenzialità degli strumenti informatici, per creare strutture di dati, piattaforme di analisi per condivisione delle informazioni, non hanno la curiosità di scoprire per crescere.

Se non viene proposto nulla in azienda, difficilmente le persone fanno formazione di propria iniziativa.

Formazione aziendale e la fatturazione elettronica.

Il prossimo passo sarà quello della fatturazione elettronica, che richiederà una certa formazione aziendale per chi non è già rodato da tempo.

La fatturazione elettronica porterà un notevole cambiamento, la considererei come una “tappa” della storia della contabilità.

La fattura elettronica non è ben vista da chi non è tecnologico, il piccolo artigiano, il commerciante, il professionista. E’ una rottura!

E’ invece vista come un’opportunità, per chi sa sfruttare la tecnologia e i sistemi informatici amministrativi, eviterà tutta una serie di dichiarativi che non sono più necessari, in quanto l’Agenzia delle Entrate avrà tutto in linea per le sue consultazioni.

Non avremo tempi lunghi per avere un rimborso dell’IVA!

Tutto sarà immediato, ora le aziende devono scegliere qual è il sistema più adatto alla loro gestione aziendale.

Quanti documenti ricevi e trasmetti in un anno, com’è la tua gestione? A seconda di questo sarà necessario scegliere il sistema più adatto.

Sceglierai quello maggiormente integrato con il tuo gestionale esistente o un sistema che consente una  maggiore velocità e un minore spreco di risorse e denaro.

Molti processi aziendali si potranno velocizzare, come la contabilizzazione automatica dei documenti in prima nota, se pensiamo al caricamento automatico di una scrittura contabile passiva da un xml, con un semplice click di conferma!

Valuta il sistema migliore per la tua realtà.

Non c’è uno standard, ma quello che posso consigliarti: scegli il modo più veloce, meno oneroso per costi e gestione organizzativa.

Per quanto riguarda i costi valuta bene la spesa iniziale,  perché a volte un investimento iniziale di qualche centinaio/migliaio di euro in più può portare ad un risparmio di tempo per le tue risorse impiegatizie che potrebbero essere utilizzate per altri lavori.

Ti invito a leggere il mio articolo Fattura elettronica come funziona; cosa scegliere per l’azienda e lo studio.

Concludo, con tre parole FORMAZIONE, FORMAZIONE, FORMAZIONE aziendale pratica, questo è un invito a sfruttare gli strumenti di lavoro esistenti finora poco sfruttati nelle loro potenzialità.

Non sono fan delle attività di coaching proposte da guru in rete o tramite eventi che alla fine lasciano ben poco, l’ho espresso molte volte su LinkedIn, ma sono fan della formazione tecnico pratica per imparare a fare le cose che servono.

A disposizione.

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