Fattura elettronica come funziona – cosa scegliere

Uno degli argomenti  discussi in questo periodo in vista dell’obbligo previsto, e’ quello della fattura elettronica come funziona, cosa scegliere, qual e’ la scelta migliore per fare la fatturazione elettronica.

Fattura elettronica come funziona: sintesi

La fatturazione elettronica non e’ altro che l’emissione del documento di vendita (fattura immediata, fattura differita da ddt, fattura PA) trasmesso in formato elettronico, non si intende in pdf ma xml, tracciato previsto dalla normativa o in altri tracciati riconosciuti dalla Comunita’ Europea.

La fattura elettronica e’ emessa correttamente quando viene trasmessa o messa a disposizione, ricevuta ed accettata dal destinatario.

Fattura elettronica come funziona: termini di invio

Per la fatturazione immediata e’ prevista l’emissione della fattura stessa, che deve avvenire contestualmente al momento dell’operazione entro le 24 ore del giorno di effettuazione.

La fatturazione differita deve avvenire entro il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione delle operazioni di consegna con documento di trasporto e puo’essere cumulativa.

Nel caso in cui la fattura trasmessa elettronicamente risulti scartata, si prevede l’emissione della nuova fattura entro cinque giorni dal ricevimento della notifica, con identico numero e data documento, nel caso non sia posssibile perche’ il gestionale non lo permette, si dovra’ utilizzare la nuova numerazione collegandola  alla precedente scartata.

Un’ altra alternativa e’ quella di tenere un apposito sezionale per le fatture riemesse per esempio numero fattura scartata/R  o numero fattura scartata/S.

Fattura elettronica cosa scegliere – come fare la fattura elettronica

Ricordiamo che a breve l’obbligo sara’ sia per il ciclo attivo ma anche per il ciclo passivo, per le fatture che si andranno ad emettere, ma anche per le fatture che si riceveranno dai propri fornitori di beni e servizi.

Quello che farà la differenza in una scelta di un eventuale programma per la fatturazione elettronica, sarà la possibilità di integrarlo all’interno del proprio gestionale, in modo che anche il ciclo passivo come quello attivo possa essere poi automatizzato, cosi’ come tutta la gestione collegata, dall’importazione del documento con l’assegnazione dei costi e la gestione dello scadenziario di pagamento per una corretta pianificazione finanziaria aziendale.

Lo scopo della digitalizzazione, oltre a garantire la compliance IVA e la consultazione immediata dei dati da parte dell’Agenzia delle Entrate,  e’ quello di velocizzare, informatizzare i procedimenti aziendali con risparmio di risorse.

Naturalmente dovra’ essere tutto ben pianificato nei processi iniziali, perche’ non sorgano problemi nell’invio e quindi scarti da parte del cliente.

Fattura elettronica cosa scegliere per la piccola azienda

Nel caso di una piccola azienda, che provvede a fare le fatture direttamente in sede, il mio consiglio è quello di registrarsi al cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate e utilizzare l’applicazione predisposta direttamente dall’Agenzia entrate Fatture e corrispettivi.

E’ un’applicazione completamente gratuita che consente di effettuare scegliendo anche la conservazione sostitutiva dei documenti inviati e ricevuti, leggi il mio articolo Fattura elettronica Agenzia Entrate , in questo caso l’utente potrà gestire autonomamente le proprie fatture e ricevere le fatture dei fornitori direttamente nel cassetto fiscale dell’Agenzia Entrate.

Un’altra alternativa puo’ essere anche il servizio messo a disposizione della Camera di Commercio.

Pero’ attenzione!

Se le fatture iniziano ad essere di un certo numero e magari sono anche fatture differite relative a più consegne di merce, diventa dispendioso caricarle manualmente, in questo caso è consigliabile acquistare un gestionale o un software che ti permette di caricare anagrafiche e fare le operazioni di vendita (consegna) direttamente con un gestionale e poi collegarlo ad un modulo di vendita di fatturazione, per ridurre il tempo di caricamento, puoi anche esportare il file dalla gestione aziendale presso un intermediario di fatturazione esterna.

Altra alternativa è il commercialista o il fornitore esterno.

Quindi per chi ha poche fatture e specialmente relative a consulenze o servizi, non molto complesse, consiglio di utilizzare il software nativo di Agenzia Entrate, mentre quando la gestione diventa un po’ piu’ complessa è bene valutare l’acquisto di un piccolo programma di contabilita’ interno integrandolo poi ad un’applicazione di trasmissione fatture quasi sicuramente sarà esterna per via dei costi.

L’obbligo della fatturazione elettronica, non prevede la consegna del documento elettronico in pdf, l‘obbligo riguarda esclusivamente l’invio in XML; molti per comodita’ inviano un pdf assieme al XML, ma non e’ un obbligo e’ una gentilezza che molti fanno.

In questo caso ci sara’ il problema di leggere il documento XML  e riportarlo in un formato leggibile per essere meglio interpretato, è comunque possibile leggere anche un XML, ricordo che questo documento dovrà poi essere consegnato a chi esegue la contabilità che sia il commercialista oppure l’impiegato in azienda per effettuare la tenuta contabile ai fini del bilancio.

Prima di decidere e’ bene fare delle valutazioni, si puo’ optare anche per una scelta differenziata, indirizzando e appoggiando certi clienti e fornitori presso un provider e altri presso un altro intermediario o tramite l’invio di pec.

Anche la banca potrebbe un domani proporsi di fare da intermediario delle fatture in questo caso potrà magari svolgere certe operazioni bancarie previo accordo iniziale con il cliente (per es. anticipo fatture, sconto su portafoglio ecc.).

Ricordo che una delle opzioni della fatturazione elettronica e’ anche l’invio e il ricevimento delle fatture tramite PEC aziendale, assicuratevi che ci sia lo spazio sufficiente per gestire il tutto.

Fattura elettronica come funziona per i professionisti, come scegliere

Anche per il consulente, il professionista, l’avvocato, il notaio ecc. consiglio di utilizzare i servizi predisposti dai propri Albi Professionali che possono aiutarli nella loro gestione oppure rivolgersi direttamente all’Agenzia delle Entrate, non avendo un grande numero di documenti.

Alternativamente c’è sempre la figura del commercialista che utilizzera’ anch’esso servizi di provider esterni, oppure direttamente gli altri provider esterni abilitati come intermediari per la fatturazione elettronica, acquistando pacchetti di fatturazione da utilizzare personalmente.

Nel caso in cui si optera’ per la scelta del commercialista o di altro incaricato ci si dovra’ poi accordare di avere una copia delle fatture, per eseguire i pagamenti o i controlli autorizzativi perchè in questo caso la fattura arriverà direttamente a loro oppure si dovrà trovare qualche app di conversione se si vogliono leggere in pdf.

Qual è la scelta migliore per un programma di fatturazione elettronica

Ci sono una serie di valutazioni che vanno fatte attentamente in funzione alla dimensione dell’azienda, alle necessita’ aziendali e gestionali e al budget disponibile.

Molto dipende dalle necessita’ di natura contabile, di controllo aziendale e finanziario, in questo caso la scelta sara’ quasi obbligata, appoggiandosi ad un proprio gestionale aziendale che gestisca tutto quanto oppure utilizzare un servizio che si possa integrare con il proprio software gestionale se non hai molto budget a disposizione.

Questa scelta alla fine è un investimento, bisogna valutare quanto tempo viene impiegato dal personale per gestire il tutto, spendere oggi qualcosa in più, consente di risparmiare tempo, giorno per giorno, avere dati più precisi e consente di sfruttare al meglio le proprie risorse umane, liberandole da lavori manuali di caricamento per fare altro.

L’azienda che ha una certa dimensione necessita di avere tutto aggiornato, le scadenze clienti, fornitori, i costi aziendali per fare controllo di gestione e monitorare i budget, i dati provvigionali per la gestione degli agenti, i dati degli articoli per gestione dei magazzino, necessita di gestire tutti i flussi attivi e passivi in maniera automatica e puntuale.

Come puoi vedere ci sono molte variabili che influiscono nella decisione.

La scelta migliore sara’ quella meno dispendiosa in termini di tempo e denaro nella gestione aziendale.

Fatturazione elettronica Agenzia Entrate, di cosa hai timore?

Sento molti che rifiutano di rivolgersi all’Agenzia Entrate per paura di chissa’ che cosa, volevo chiarire questo aspetto: tutte le fatture elettroniche confluiscono negli archivi di Agenzia Entrate, indipendentemente dall’intermediario o provider scelto, e’ per questo che successivamente all’entrata in vigore della fatturazione elettronica, saranno poi eliminati gli elenchi delle fatture e le comunicazioni periodiche, sarà poi l’Agenzia a calcolare direttamente la liquidazione,  perche’ Agenzia Entrate ha gia’ tutto quello di cui ha bisogno.

Non devi avere paura di scegliere Agenzia Entrate come intermediario diretto di fatturazione elettronica, sappi che ogni provider inviera’ le fatture anche all’Agenzia Entrate attraverso il sistema di interscambio.

Sembra che la gente non voglia rivolgersi all’Agenzia Entrate perche’ ha paura di essere controllata, e’ assurdo se pensate questo!

Fattura elettronica come funziona la conservazione sostitutiva

Un breve accenno, le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente a norma del D.M. 17 giugno 2014, per essere poi esibite nel caso ci fosse un controllo o per qualsiasi motivazione di natura fiscale, tributaria, pertanto consiglio di incaricare direttamente il fornitore provider (intermediario all’interscambio) alla conservazione sostitutiva dei documenti stessi, questo vale anche per il provider della stessa PEC, attenzione informatevi di questo servizio di archiviazione esterna.

Anche Agenzia Entrate esegue il servizio di conservazione sostitutiva gratuito.

Hai bisogno di una consulenza, vuoi capire cosa devi fare, come approcciare il discorso della fatturazione elettronica nella tua azienda, ti serve un incaricato esterno intermediario che provveda alla trasmissione e al ricevimento delle tue fatture, non sai come fare una Fattura PA, non hai molta dimestichezza con i sistemi elettronici, se sei un piccolo professionista o una piccola impresa, sono a tua disposizione.

Spero di esserti stata d’aiuto nella tua scelta ed eventualmente di esserti utile se ne avrai bisogno.

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