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Come usare i dati contabili anagrafiche aziendali per fare analisi e statistiche

Questo articolo e’ per chi vuole migliorare ed ottenere maggiori informazioni dai dati contabili anagrafiche aziendali dai propri database di lavoro.

Importanza dei dati contabili anagrafiche, tabelle

I dati contabili anagrafiche, i database sono fonti di preziose informazioni. Nella mia esperienza di amministrativa, nelle piccole imprese ho notato una mancata attenzione al trattamento dati quasi fossero informazioni inutili, invece possono darti molte indicazioni per fare delle considerazioni sull’andamento dell’azienda e dei processi aziendali.

Molte imprese ancora oggi utilizzano un sistema cartaceo e non si curano di accelerare i processi aziendali e di migliorarli, riducendo gli sprechi economici e ottimizzando le risorse e i tempi di lavoro. La parte operativa e’ gestita dall’azienda, mentre la parte contabile e’ gestita dagli studi commercialisti.

In questo caso cio’ che manca e’ la parte di confronto di analisi della gestione aziendale. Lo studio dell’azienda!

Dati contabili anagrafiche che informazioni statistiche possono fornire

I dati sono anagrafiche, numeri, valori che possono fornirti informazioni di:

  • produzione
  • statistiche di vendita e di acquisto
  • andamento

Non servono solamente a determinare l’utile di fine anno e il pagamento delle relative tasse, ma servono per fare analisi aziendale, tramite questi dati puoi vedere:

  • come va l’andamento delle tue vendite nell’arco di un determinato periodo
  • quale prodotto riesci a vendere in piu’ rispetto ad un altro e con che margini
  • quale fornitore ha i costi piu’ bassi e monitorarlo rispetto ai concorrenti
  • quanto costa un processo di lavorazione
  • in quale zona, stato, area, regione, provincia fatturi maggiormente
  • quante provvigioni spettano ad un agente di vendita, il relativo fatturato, magari per articolo e per zona
  • quali sono i tuoi clienti principali
  • quali categorie di clienti fatturi maggiormente
  • quanto fatturi ai tuoi rivenditori
  • etc..

Insomma ti puoi sbizzarrire e ottenere le risposte a quello che ti serve; i numeri oggi come oggi devono diventare delle informazioni necessarie per mandare avanti un’azienda!

Ti posso consigliare di fare un’attenta pianificazione a monte nel tuo programma gestionale contabile sempre che tu ne abbia uno.

Come puoi avere i dati anagrafici elaborati

Inizia dalle impostazioni delle anagrafiche dei clienti e fornitori e dalle anagrafiche degli articoli di magazzino, sfrutta tutte le classificazioni possibili permesse dal tuo gestionale.

Se non hai un programma contabile richiedi al tuo studio commercialista se puo’ fornirti queste informazioni; purtroppo gli studi si curano quasi esclusivamente della parte contabile e degli adempimenti fiscali non curandosi del resto, ma richiedendolo sicuramente ti potranno aiutare nel tuo lavoro per tenerlo sott’occhio!

Un esempio, potranno fornirti i dati relativi al fatturato (visto che e’ ricavato dai documenti contabili) vuoi la stampa del fatturato annuo per fornitori, su questa stampa puoi ragionare anche per chiedere uno sconto magari un 5% sul totale acquistato che hai garantito al tuo fornitore.

Altra cosa se devi comprare un nuovo programma, assicurati che ci siano dei campi per la compilazione di dati statistici nelle anagrafiche clienti e fornitori e magazzino, altrimenti devi pagare in personalizzazioni, non e’ il caso visto che ormai gran parte dei programmi di gestione ne sono forniti.

Questa pianificazione ti richiedera’ un po’ di tempo nell’impostazione di tabelle, suddivisioni per categorie nel caricamento iniziale, ma ti ripaghera’ in tutte le informazioni che riuscirai a ottenere negli anni.

Anche un semplice d.d.t. di trasporto per esempio ti puo’ fornire delle informazioni (il codice articolo della vendita puo’ diventare una statistica di vendita o di magazzino) se valorizzato.

Tutto quello che e’ codificato, puo’ in qualche maniera essere estrapolato ed elaborato per avere dei dati statistici su cui basare analisi e fare delle scelte di convenienza.

 

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