Come organizzare un’azienda – sistema di qualità aziendale

L’organizzazione aziendale è importante, è un sistema di equilibri che se gestito con metodo, può portare valore all’azienda, conseguentemente qualità ai prodotti e servizi offerti ai clienti. Come organizzare un’azienda non è facile perché ci sono spesso molte variabili che ostacolano la qualità, sono di solito le risorse umane, il tempo, la mancanza di cultura aziendale.

La mia esperienza in PMI, mi ha portato ad incontrare spesso nel mio percorso problemi di natura organizzativa, pertanto questo articolo nasce dalla mia personale esperienza.

Come organizzare un’azienda – mappatura dei processi

Il lavoro aziendale viene svolto dalle risorse umane che spesso si trovano ad interagire con diversi processi aziendali, ogni ufficio svolge incarichi diversi.

Spesso sono collegati: conseguenti o precedenti o integrano altre funzioni svolte da altre risorse. I processi di lavoro sono delle catene collegate che devono seguire un iter ben preciso e impostato per funzionare perfettamente.

Mappare e tracciare le funzioni delle persone all’interno dei processi, è utile per gestire il lavoro in maniera ottimale.

Non è semplice chiedere e pretendere dal personale di avere un resoconto delle funzioni svolte, spesso il personale lo vedrà come una minaccia, si sentirà controllato e non vedrà di buon occhio questa mappatura e tracciatura dei ruoli aziendali.

Questo è già richiesto dalle norme ISO per qualità aziendale, inoltre spesso le procedure, le istruzioni operative non vengono effettivamente applicate ma solo in sede di verifiche periodiche. Non è vero?

Come organizzare un’azienda: perchè bisogna mappare i processi aziendali

Le persone coinvolte nell’attività d’impresa, svolgono le proprie mansioni in maniera autonoma, si gestiscono il proprio carico di lavoro, rispettando tempi, scadenze, impegni.

Il controllo dei processi e delle funzioni individuali consente di capire se ci sono delle sovrapposizioni di funzioni, compiti tra le diverse persone all’interno dei vari processi aziendali.

Infatti capita spesso che le persone lavorando in autonomia si organizzano con certe procedure, certi strumenti di lavoro, programmi, sistemi, facendo alcune operazioni che vengono eseguite allo stesso modo anche da altri individui all’interno dell’azienda, ci sono quindi delle sovrapposizioni di lavori all’interno delle diverse aree aziendali. Perchè questo?

Perchè non si condivide la necessità.

Inoltre conoscere in dettaglio il lavoro, consente di distribuire e organizzare meglio il lavoro delle persone.

Organizzare un’azienda: i processi sono collegati

Tutti i processi bene o male sono collegati, esempio centralino deve smistare la corrispondenza e le chiamate degli altri processi; l’ufficio acquisti è collegato all’ufficio del magazzino, gli uffici contabili sono collegati all’ufficio acquisti o agli uffici di preventivazione e al commerciale, l’ufficio spedizioni è collegato all’ufficio delle vendite e alla produzione, l’ufficio ordini è collegato con l’ufficio acquisti, questi sono solo alcuni esempi di interazione tra processi aziendali.

Tutte queste relazioni di lavoro devono essere gestite al meglio nelle aziende per evitare sprechi di tempo, sprechi di risorse e quindi conseguentemente costi aziendali.

Le inefficienze nella gestione sono spesso consistenti in termini di tempo e costi aziendali.

Il sistema di certificazione qualità ISO è un sistema che ha permesso alle aziende nel corso degli anni di organizzarsi in maniera efficiente.

Il problema è che dopo un certo tempo, le aziende decidono che l’ISO non è più necessario, è solo un costo inutile.

Lo mantengono solo quelle aziende che sono costrette ad avere la certificazione per gli appalti pubblici o per le aziende Estere che richiedono un certo standard di lavoro.

Non si percepisce più il valore dell’organizzazione interna, quindi le aziende “regrediscono” tornato ancora nella situazione originaria perdendo quel sistema di organizzazione acquisito nel corso del tempo.

La qualità richiede uno sforzo e un’attenzione ad adottare tutte le procedure necessarie per evitare perdite di tempo, per ottimizzare al meglio le risorse che potrebbero essere impiegate in altre funzioni.

Potrebbero occuparsi di ricerca e sviluppo, di assistenza alla clientela, a raccogliere feedback sul proprio prodotto e servizio, a migliorare il prodotto o servizio, potrebbero utilizzare del tempo per acquisire competenze con la formazione.

Non si tratta di perdere del tempo, ma di guadagnarlo, meno stress per i lavoratori e una vita più serena.

In fondo le persone passano gran parte della loro vita lavorando in azienda.

“Le cinque dita della mano, prese distintamente, sono cinque unità indipendenti. Ora chiudete la mano a pugno e osservate come si moltiplica la forza. Questa è l’organizzazione”
James Cash Penney (uomo d’affari americano)

Organizzazione non è burocrazia è un sistema di qualità aziendale

L’organizzazione non deve essere confusa con la burocrazia, con la compilazione di moduli e carte inutili, istruzioni che non servono a nessuno ma deve avere un’utilità, semplificare il lavoro, aiutare le persone attraverso la condivisione delle informazioni, deve essere un aiuto per suggerire certi percorsi, permettere di risolvere certi problemi con prontezza ed efficienza anche se non previsti.

Se un’azienda si impegna a creare un ambiente capace di stimolare la crescita di tutte le persone che vi lavorano, nascono nuove idee, la gente inizia a lavorare insieme, si evidenziano nuove opportunità e i clienti iniziano a notare i cambiamenti, l’azienda diventa un team.

Oggi è possibile sfruttare i portali web, per avere informazioni in tempo reale evitando di perdere tempo nella ricerca delle informazioni, il digitale, la mail, la chat aziendale permettono di risolvere istantaneamente certi problemi. Tutto è veloce e condivisibile.

E’ necessario implementare un sistema che permetta di fare questo, se non già adottato in azienda.

Quanto risparmio di tempo nelle attese telefoniche, nel cercare le persone, nel trovare le informazioni, quanto tutto è ormai disponibile subito, piccole cose che fanno guadagnare tempo.

L’azienda che funziona è un’azienda organizzata, un’azienda che punta ai sistemi di qualità che non si improvvisa, ma è strutturata, programmata secondo logiche che consentono di ridurre sprechi di energie di tempo in inefficienze aziendali.

Non si può fare organizzazione se non si conoscono bene i processi e le funzioni aziendali.

La gente deve comprendere che per fare qualità deve lavorare nella trasparenza.

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